Ngành giải trí đang hiểu sai về năng suất. Đây mới là cách một sự cải thiện thực sự trông như thế nào

Vì sao mọi người cứ liên tục hiểu sai về năng suất

Trong animation, game, illustration và UI design, cùng một cuộc trò chuyện cứ lặp đi lặp lại: “Làm sao để làm việc nhanh hơn?” “Làm sao để tăng hiệu suất?”

Và gần như lần nào cũng xuất hiện cùng những câu trả lời đó:

• thêm một công cụ mới
• học thêm nhiều phím tắt hơn
• thao tác tay nhanh hơn
• chỉ cần quen hơn thôi

Tôi không nói rằng những điều đó hoàn toàn vô ích. Nhưng nếu toàn bộ cuộc thảo luận chỉ dừng ở đó, thì rất có thể trọng tâm thật sự đã bị bỏ qua.

Đôi khi những ý tưởng đó có tác dụng do tình cờ. Một công cụ mới có thể hữu ích. Một workflow dùng phím tắt có thể vô tình phù hợp. Nhưng nếu bạn không thể đo được điều gì đã cải thiện và cải thiện được bao nhiêu, thì phần lớn hoạt động đó chỉ là cảm giác mình đang làm việc hiệu quả.

Vấn đề thực sự là mọi người cứ tập trung vào việc thêm cái gì, thay vì nhìn vào lý do workflow vốn dĩ lại chậm.

Vì sao “cải thiện giả” lại thất bại

Khi những nỗ lực cải thiện năng suất thất bại, mô thức gần như lúc nào cũng giống nhau: mọi người chồng thêm giải pháp mà không đo trạng thái hiện tại trước.

Trong một Photoshop workflow, điều đó có thể có nghĩa là:

• mỗi ngày đang mất bao nhiêu phút để tìm layer
• có bao nhiêu cú click chỉ bị lãng phí để kiểm tra blend mode và opacity
• mất bao lâu mới bắt đầu được công việc thực sự sau khi tiếp nhận PSD của người khác
• revision bị đình lại thường xuyên đến mức nào vì không ai hiểu ngay phải sửa chỗ nào

Nếu bạn không hiểu những điều đó mà vẫn tiếp tục thêm các ý tưởng như “thử plugin này đi” hay “chia sẻ thêm phím tắt đi”, thì phần lớn trường hợp đó không phải là cải thiện.

Đó chỉ là màn trình diễn cải thiện. Bạn đang áp dụng giải pháp trước khi xác định được vấn đề thật sự.

Cải thiện không phải là tìm ra một công cụ thần kỳ. Phần quan trọng nhất của cải thiện là quan sát xem vấn đề thực sự là gì.

Quy tắc 1: Không có tiêu chuẩn thì không có cải thiện

Điều đầu tiên một team cần không phải là sự lì lợm hay động lực. Mà là tiêu chuẩn.

Trước khi hỏi “Làm sao để mọi người làm nhanh hơn?”, bạn cần xác định những thứ như:

• layer nên được đặt tên như thế nào?
• folder nên được nhóm như thế nào?
• adjustment layer và effect nên nằm ở đâu?
• một PSD phải trông như thế nào để người tiếp theo có thể đọc hiểu ngay?

Nếu những tiêu chuẩn đó không tồn tại, bạn thậm chí còn không thể phân biệt rõ cái gì là bình thường và cái gì là bất thường.

Không có tiêu chuẩn, bạn không thể biết rõ workflow đang chậm hay chỉ đơn giản là hỗn loạn. Kết quả là người đang chạm vào file ở thời điểm đó trở thành “quy tắc”, và toàn bộ quy trình trở nên phụ thuộc vào con người.

Điều đó không có nghĩa là “workflow vận hành được vì những người kỳ cựu quá giỏi”. Điều đó có nghĩa là workflow đang phụ thuộc vào người kỳ cựu vì không có tiêu chuẩn nào tồn tại.

Nếu bạn muốn nhìn sâu hơn về cách các PSD không được chuẩn hóa làm chậm toàn bộ dự án, bài viết này phân tích vấn đề đó chi tiết hơn:

Nếu PSD trong Photoshop của bạn chưa được chuẩn hóa, bạn đang có một vấn đề sản xuất nghiêm trọng

Khi quy tắc đặt tên và cấu trúc layer không được chuẩn hóa, revision, handoff và direction đều chậm lại.

Quy tắc 2: Trước khi quyết định phải làm gì, hãy hiểu điều gì đang thực sự xảy ra

Ngay cả khi bạn đã định nghĩa tiêu chuẩn, quá trình cải thiện vẫn chưa bắt đầu. Điều kiện tiếp theo là khả năng quan sát workflow.

Điều đó không có nghĩa là bạn phải triển khai một nền tảng analytics phức tạp. Điều đó có nghĩa là phải nhìn kỹ vào những câu hỏi cơ bản và thực tế như:

• mọi người đang mất thời gian tìm kiếm ở đâu?
• họ bị lạc ở đâu?
• các thao tác kiểm tra lặp đi lặp lại xuất hiện ở đâu?
• tải nhận thức tăng vọt ở đâu?

Bạn phải nhìn thấy những điều đó bằng chính mắt mình. Nếu bạn không hiểu chúng, bạn không thể chọn đúng hành động khắc phục.

Trong nhiều workflow xoay quanh panel layer, sự lãng phí thực sự không nằm ở tốc độ thao tác tay thuần túy. Vấn đề nằm ở số bước cần thiết chỉ để hiểu chuyện gì đang diễn ra.

• chỉ riêng tên layer không cho thấy trạng thái thực tế
• bạn phải click vào layer chỉ để kiểm tra opacity và blend mode
• cấu trúc folder quá sâu khiến việc chạm tới đúng phần tử trở nên khó khăn
• những layer không liên quan vẫn luôn hiện ra như nhiễu, ngay cả khi bạn chỉ cần vài mục

Chỉ sau khi những vấn đề đó trở nên nhìn thấy được, bạn mới có thể quyết định phải sửa cái gì. Ngay cả khi vấn đề trông giống như “mọi người làm việc chậm”, bạn vẫn phải điều tra tại sao điều đó lại xảy ra theo những khía cạnh cụ thể. Đó có thể là vấn đề công cụ. Có thể là vấn đề đào tạo. Cũng có thể là vấn đề cấu trúc.

Việc áp dụng công cụ không phải là cải thiện. Nó chỉ trở thành cải thiện khi được kết nối với quan sát và tiêu chuẩn

Điểm này đáng để nói thật thẳng:

Cài một công cụ mới không tự động cải thiện năng suất.

Nó chỉ trở thành công cụ cải thiện khi nó giúp bạn làm được những việc như:

• khiến việc tuân thủ tiêu chuẩn trở nên xứng đáng vì nó thực sự tiết kiệm thời gian
• phát hiện bất thường trong workflow hiện tại dễ hơn
• làm lộ rõ thời gian tìm kiếm, thời gian kiểm tra và những điểm gây rối

Đó chính là lý do vì sao việc cải thiện Photoshop workflow lại khó đến vậy nếu chỉ dựa vào UI mặc định.

Bạn có thể dọn lại tên layer, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng biến thành tốc độ. Bạn có thể định nghĩa màu layer, nhưng điều đó không nhất thiết cải thiện khả năng đọc hay khả năng lọc tách. Bạn có thể tổ chức lại cấu trúc, nhưng khi PSD trở nên lớn hơn, bạn vẫn kết thúc bằng việc cuộn và mở folder.

Vì thế, ở rất nhiều team, nỗ lực để duy trì tiêu chuẩn thì nhìn thấy rõ, nhưng phần thưởng thì không.

Đó là lý do các quy tắc sụp đổ ngay khi áp lực xuất hiện.

DLLP không hẳn là một “công cụ tăng tốc”, mà là một công cụ làm lộ ra vấn đề của workflow

Rất dễ để mô tả DLLP như một công cụ tiện lợi. Nhưng đó không phải là phần quan trọng nhất.

Giá trị thật sự của nó không chỉ nằm ở việc nó có thể:

• luôn hiển thị opacity và blend mode
• trích xuất đúng những phần tử bạn cần bằng filtering nâng cao
• cho phép bạn quan sát nhiều phần khác nhau của PSD cùng lúc bằng dual view

Giá trị thật sự của nó nằm ở việc nó làm lộ ra nơi workflow đang lãng phí thời gian.

Nếu cách đặt tên thiếu nhất quán, filtering sẽ lập tức phơi bày điểm yếu đó. Nếu cấu trúc khó đọc, một panel rõ ràng hơn sẽ lập tức cho thấy chỗ gãy đó. Nếu việc quản lý trạng thái layer cẩu thả, khả năng hiển thị thuộc tính liên tục sẽ làm lộ toàn bộ sự lộn xộn cùng một lúc.

Nói cách khác, DLLP không chỉ là một công cụ giúp bạn nhanh hơn. Nó còn là một tấm gương cho thấy môi trường hiện tại của bạn đang tạo ra bao nhiêu sự chậm chạp.

Nếu bạn muốn thấy những ví dụ cụ thể hơn về cách loại bỏ kiểu lãng phí này, các bài viết sau đào sâu thêm:

Bạn có đang lãng phí 40 giờ mỗi năm chỉ để tìm kiếm layer không? Bộ lọc đầu tiên trong Photoshop giúp đưa 'thời gian tìm kiếm' về 0

Tìm hiểu cách loại bỏ sự lãng phí từ việc cuộn layer bằng mắt và chỉ trích xuất đúng những gì bạn cần.

Cách xem opacity và blend mode của tất cả layer cùng lúc trong Photoshop

Tìm hiểu cách loại bỏ việc kiểm tra dựa trên click và giảm chi phí quan sát trạng thái layer.

Cải thiện năng suất thực sự không phải là tạo ra “những con người nhanh hơn”. Mà là tạo ra một workflow không làm con người chậm đi

Điều ngành giải trí thực sự cần không phải là thêm nhiều cá nhân thao tác siêu nhanh hơn nữa.

Điều họ cần là:

• những PSD mà ai cũng có thể đọc được
• một môi trường nơi trạng thái hiện tại dễ hiểu
• một hệ thống nơi việc tuân theo tiêu chuẩn làm cho công việc dễ hơn, chứ không khó hơn
• một UI giúp giảm bớt việc tìm kiếm và kiểm tra không cần thiết

Đó mới là hình dạng thực sự của một workflow không tự biến mình thành chậm chạp.

Cải thiện không phải là đổ lỗi cho từng cá nhân. Nó là việc từ chối để sự lãng phí tiếp tục bị nhúng sẵn vào chính cấu trúc công việc.

Nếu team của bạn liên tục trải qua những điều như:

• tìm layer lặp đi lặp lại
• mất thời gian revision chỉ để hiểu cấu trúc file trước
• kiệt sức khi đọc PSD của người khác
• áp dụng công cụ nhưng không bao giờ cảm thấy năng suất tăng rõ ràng

thì điều đầu tiên cần đặt câu hỏi không phải là nỗ lực cá nhân. Mà là sự thiếu vắng tiêu chuẩn và thiếu vắng quan sát.

Tóm lại: Nếu bạn muốn có năng suất, trước hết hãy đo workflow

Học phím tắt không xấu. Thêm công cụ không xấu. Nhưng đó không phải là lõi của cải thiện.

Cải thiện thực sự luôn bắt đầu theo cùng một thứ tự:

• định nghĩa tiêu chuẩn
• quan sát điều gì đang thực sự xảy ra
• loại bỏ lãng phí ở cấp độ cấu trúc

Nếu một team bỏ qua thứ tự đó và nhảy thẳng tới “chúng ta cần làm nhanh hơn”, thì thường họ chỉ đang đi một con đường vòng dài hơn.

Cải thiện năng suất thực sự không phải là tăng ý chí. Mà là làm cho nguyên nhân gây chậm trở nên nhìn thấy được, rồi thay thế chúng bằng một cấu trúc không tạo ra lại cùng kiểu lãng phí đó nữa.