Underholdningsbransjen misforstår produktivitet. Slik ser reell forbedring faktisk ut

Hvorfor så mange fortsatt misforstår produktivitet

I animasjon, spill, illustrasjon og UI-design kommer den samme samtalen tilbake igjen og igjen: “Hvordan jobber vi raskere?” “Hvordan blir vi mer effektive?”

Og nesten hver gang dukker de samme svarene opp:

• ta i bruk et nytt verktøy
• lære flere hurtigtaster
• bevege hendene raskere
• bare bli mer vant til det

Jeg sier ikke at disse tingene er fullstendig verdiløse. Men hvis hele samtalen stopper der, er det svært sannsynlig at den bommer på selve kjernen.

Noen ganger fungerer slike ideer ved en tilfeldighet. Et nytt verktøy kan hjelpe. En hurtigtastbasert arbeidsflyt kan tilfeldigvis passe godt. Men hvis du ikke kan måle hva som faktisk ble bedre og hvor mye, er store deler av aktiviteten bare følelsen av å være produktiv.

Det egentlige problemet er at folk hele tiden fokuserer på hva som skal legges til, uten å se på hvorfor workflowen er treg i utgangspunktet.

Hvorfor “falsk forbedring” mislykkes

Når forsøk på å forbedre produktivitet mislykkes, ser mønsteret nesten alltid likt ut: løsninger blir stablet oppå hverandre uten at man først måler den nåværende situasjonen.

I en Photoshop-workflow kan det for eksempel handle om å avdekke:

• hvor mange minutter per dag som går med til å lete etter lag
• hvor mange klikk som bare brukes på å sjekke blend mode og opacity
• hvor lang tid det tar før virkelig arbeid kommer i gang etter at du har overtatt andres PSD
• hvor ofte revisjoner stopper opp bare fordi ingen umiddelbart ser hva som egentlig skal redigeres

Hvis du ikke forstår disse tingene, og likevel fortsetter å stable ideer som “la oss prøve denne pluginen” eller “la oss dele flere hurtigtaster”, så er det i de fleste tilfeller ikke forbedring.

Det er bare forbedringsteater. Du setter inn løsninger før du i det hele tatt har identifisert det virkelige problemet.

Forbedring handler ikke om å finne ett magisk verktøy. Den viktigste delen av reell forbedring er å observere hva problemet faktisk er.

Regel 1: Uten standarder finnes det ingen forbedring

Det første et team trenger, er ikke mer disiplin eller motivasjon. Det er standarder.

Før man spør “hvordan gjør vi folk raskere?”, må man definere ting som:

• hvordan lag skal navngis
• hvordan mapper skal struktureres
• hvor justeringslag og effekter skal plasseres
• hvordan en PSD må se ut for at neste person skal kunne lese den umiddelbart

Hvis disse standardene ikke finnes, kan man ikke engang skille tydelig mellom hva som er normalt og hva som er avvik.

Uten standarder er det vanskelig å avgjøre om en workflow faktisk er treg, eller bare kaotisk. Resultatet er at personen som sitter med filen akkurat nå blir regelen, og prosessen blir personavhengig.

Dette betyr ikke: “workflowen fungerer fordi erfarne folk er sterke.” Det betyr: workflowen er avhengig av erfarne folk fordi det ikke finnes noen standard.

Hvis du vil se nærmere på hvordan ikke-standardiserte PSD-er sinker et helt prosjekt, går denne artikkelen mer i dybden:

Hvis Photoshop-PSD-ene dine ikke er standardiserte, har du et alvorlig produksjonsproblem

Når navngivningsregler og lagstruktur ikke er standardiserte, blir revisjoner, handoffs og styring tregere.

Regel 2: Før du bestemmer deg for hva du skal gjøre, må du forstå hva som faktisk skjer

Selv om du definerer standarder, har forbedringen ennå ikke begynt. Det neste nødvendige steget er evnen til å observere workflowen.

Dette betyr ikke at du må innføre en overkomplisert analyseplattform. Det betyr at du må se nøye på svært praktiske spørsmål, som for eksempel:

• hvor folk bruker tid på leting
• hvor de mister oversikten
• hvor repeterende kontrolloppgaver oppstår
• hvor den kognitive belastningen plutselig skyter i været

Disse tingene må du undersøke med egne øyne. Hvis du ikke forstår dem, kan du heller ikke velge riktig tiltak.

I mange workflows som er sentrert rundt lagpanelet, ligger ikke den egentlige sløsingen i ren inntastingshastighet. Den ligger i hvor mange steg som kreves bare for å forstå hva som egentlig foregår.

• lagnavn alene viser ikke den faktiske tilstanden
• du må klikke på lag bare for å sjekke opacity og blend modes
• dype mappestrukturer gjør det vanskelig å komme frem til mål-elementet
• irrelevante lag blir liggende synlige som konstant støy, selv når du bare trenger noen få elementer

Først når disse problemene blir synlige, kan du avgjøre hva som faktisk bør fikses. Selv om problemet ved første øyekast ser ut til å være at “folk er trege”, må du fortsatt undersøke konkret hvorfor. Kanskje er det et verktøyproblem. Kanskje et opplæringsproblem. Kanskje et strukturproblem.

Å ta i bruk et verktøy er ikke i seg selv en forbedring. Det blir først en forbedring når det kobles til observasjon og standarder

Dette punktet er viktig nok til å sies helt rett ut:

Det å installere et nytt verktøy forbedrer ikke automatisk produktiviteten.

Det blir først et reelt forbedringsverktøy når det hjelper med ting som:

• å gjøre standarder så nyttige at det å følge dem synlig sparer tid
• å gjøre avvik i den nåværende workflowen lettere å oppdage
• å gjøre søketid, kontrolltid og forvirring synlig

Det er nettopp derfor det er så vanskelig å forbedre Photoshop-workflows med bare standard-UI-et.

Du kan rydde opp i lagnavn, men det blir ikke automatisk til mer fart. Du kan definere lagfarger, men det forbedrer ikke nødvendigvis lesbarhet eller uttrekkbarhet. Du kan organisere strukturen, men så snart PSD-en blir stor, ender du fortsatt med scrolling og mappeåpning.

I mange team er derfor innsatsen som kreves for å vedlikeholde standarder synlig, mens gevinsten ikke er det.

Og det er nettopp derfor regler bryter sammen under press.

DLLP er ikke bare et “hastighetsverktøy”. Det er snarere et verktøy som avdekker problemene i workflowen

Det er lett å beskrive DLLP som et praktisk verktøy. Men det er ikke den viktigste delen.

Den virkelige verdien ligger ikke bare i at det kan:

• holde opacity og blend modes synlige hele tiden
• trekke ut akkurat de elementene du trenger med avanserte filtre
• la deg observere forskjellige deler av PSD-en samtidig med dual view

Den virkelige verdien ligger i at det avslører hvor workflowen taper tid.

Hvis navngivningen er inkonsekvent, avslører filtrering den svakheten med én gang. Hvis strukturen er uleselig, viser et tydeligere panel sammenbruddet umiddelbart. Hvis lagtilstander håndteres slurvete, vil egenskaper som alltid er synlige blottlegge kaoset på stedet.

Med andre ord: DLLP er ikke bare et verktøy som gjør folk raskere. Det er også et speil som viser hvor mye treghet arbeidsmiljøet ditt faktisk skaper.

Hvis du vil se mer konkrete eksempler på hvordan denne typen sløsing kan fjernes, går disse artiklene mer i detalj:

Kaster du bort 40 timer i året på å lete etter lag? Det første filteret i Photoshop som reduserer 'søketiden' til null

Lær hvordan du fjerner sløsingen ved visuell scrolling gjennom lag ved bare å trekke ut det du faktisk trenger.

Slik ser du opacity og blend modes for alle lag samtidig i Photoshop

Se hvordan du kan fjerne kontroll basert på klikking og redusere kostnaden ved å observere lagtilstander.

Reell produktivitetsforbedring handler ikke om å skape “raskere mennesker”. Den handler om å skape en workflow som ikke gjør mennesker tregere

Det underholdningsbransjen egentlig trenger, er ikke flere enkeltpersoner som bare jobber raskere enn alle andre.

Den trenger:

• PSD-er som hvem som helst kan lese
• et miljø der den nåværende tilstanden er lett å forstå
• et system der standarder gjør arbeidet enklere i stedet for tyngre
• et UI som reduserer unødvendig leting og kontroll

Slik ser en workflow som ikke blir treg ut.

Forbedring handler ikke om å legge skylden på enkeltpersoner. Det handler om å nekte å la sløsing bli bygget inn i strukturen.

Hvis teamet ditt stadig opplever noe av følgende:

• at de leter etter lag om og om igjen
• at revisjonstid går med til å forstå filstrukturen først
• at de blir slitne bare av å lese andres PSD-er
• at de tar i bruk verktøy uten noen gang å kjenne en tydelig produktivitetsgevinst

da bør ikke det første spørsmålet handle om personlig innsats. Det bør handle om manglende standarder og lav observerbarhet i workflowen.

Oppsummering: Hvis du vil ha produktivitet, må du først måle workflowen

Det er ikke galt å lære hurtigtaster. Det er ikke galt å ta i bruk verktøy. Men dette er ikke kjernen i reell forbedring.

Reell forbedring starter alltid i samme rekkefølge:

• definer standarder
• observer hva som faktisk skjer
• fjern sløsing på strukturelt nivå

Hvis et team hopper over denne rekkefølgen og går rett til “vi må bli raskere”, ender det nesten alltid med å ta den lange veien rundt.

Reell produktivitetsforbedring handler ikke om å øke viljestyrken. Det handler om å gjøre årsakene til treghet synlige, og deretter erstatte dem med en struktur som ikke gjenskaper den samme sløsingen på nytt.